Tips och idéer
Checklista för HR: julgåvor till alla anställda
Steg-för-steg-checklista för HR: skattegräns 600 kr inkl. moms, alla anställda, budget, urval, förfrågan, tryck, adresser, leverans och underlag till ekonomi.
En skattefri julgåva 2026 kräver att HR håller tre saker rätt samtidigt: värdet högst 600 kr inkl. moms per person (480 kr exkl. moms vid 25 % moms), gåvan till alla anställda eller en större grupp, och ingen gåva i pengar eller presentkort som kan bytas mot pengar. Resten är logistik. Den här checklistan går igenom hela processen i ordning, så att inget glöms – från budget i augusti till underlag till ekonomi i december.
Steg 1: Regler och budget (augusti–september)
- Kontrollera årets gräns. 2026: 600 kr inkl. moms. Tidigare år var gränsen 550 kr (2025, 2024) och 500 kr (2023). Använd inte förra årets siffra.
- Räkna om till exkl. moms. 480 kr för varor med 25 % moms, 565 kr för livsmedel med 6 % moms. Leverantörspriser anges exkl. moms. Se Skattefri julgåva 2026.
- Sätt budget per gåva med marginal. Överskrids gränsen beskattas hela gåvan, inte bara det överskjutande.
- Bestäm om gåvan ska vara densamma för alla eller valbar mellan några alternativ i samma prisklass.
- Besluta om logotyp. Ska gåvan tryckas? Läs Julgåvor med logotyp innan ni bestämmer.
- Besluta om presentkort är aktuellt. Bara presentkort som inte kan bytas mot pengar kan vara skattefria. Se Julgåva eller presentkort?.
| Gräns 2026 | Belopp |
|---|---|
| Inkl. moms (Skatteverkets gräns) | 600 kr |
| Exkl. moms, 25 % moms | 480 kr |
| Exkl. moms, 6 % livsmedel | 565 kr |
Steg 2: Vilka ska få gåvan? (september)
Skattefriheten förutsätter att gåvan ges till alla anställda eller till en större grupp. Gå igenom personallistan och ta ställning till varje grupp:
- Tillsvidareanställda på alla orter
- Visstidsanställda och vikarier
- Deltidsanställda
- Föräldralediga och sjukskrivna
- Distansanställda och anställda utomlands (andra länders regler kan gälla för dem)
- Nyanställda som börjar före utdelningen
- Konsulter och uppdragstagare – Skatteverket anger att även uppdragstagare kan omfattas; bestäm om ni vill inkludera dem
- Personer som slutar under hösten
Sätt en tydlig regel, till exempel “alla som är anställda den 1 december”, och tillämpa den lika. Gåvorna behöver inte vara identiska, men värdet bör vara detsamma för alla. Beställ några procent extra för sena tillägg.
Steg 3: Välj gåva (september)
- Utgå från prisklassen. Under 200 kr, under 300 kr, under 400 kr eller julgåva 600 kr för gåvor nära taket.
- Överväg ätbart. Ätbara gåvor har gränsen 565 kr exkl. moms. Se /atbara-julgavor.
- Tänk på mångfald i gruppen. Ålder, hushåll, allergier, religion. Valbara alternativ löser mycket.
- Tänk på hållbarhet. En gåva som används är bättre än en som läggs undan. Se Hållbara julgåvor.
- Fråga personalen om ni har tid. En kort enkät med tre–fem alternativ ger både underlag och förväntan.
- Använd Gåvoguiden för förslag utifrån budget och antal.
Steg 4: Förfrågan och offert (september–oktober)
- Skicka en förfrågan med produkt(er), antal, eventuellt tryck, leveransadress(er) och önskat datum.
- Kontrollera i offerten: pris exkl. moms och momssats per produkt, minsta orderantal, tryckkostnad och startavgift separat, frakt separat, leveranstid.
- Räkna själva om gåvans värde inkl. moms per person och jämför med 600 kr.
- Godkänn offerten och bekräfta leveransdatum.
Minsta orderantal varierar per produkt och visas på produktsidan. Frakt och administration räknas enligt Skatteverket inte in i gåvans värde.
Steg 5: Tryck och korrektur (oktober)
Om gåvan ska tryckas:
- Skicka logotyp i vektorformat (PDF, AI, EPS).
- Bestäm placering och storlek – diskret fungerar bäst på gåvor som används privat.
- Godkänn korrektur. Räkna med en intern runda.
- Lägg in extra tid i tidplanen; tryck tar längre tid än otryckta produkter.
Steg 6: Leverans och adresser (oktober–november)
- Bestäm leveransupplägg: allt till kontoret, till flera orter, direkt hem eller en kombination.
- Vid hemleverans: samla in adresser med tydligt syfte, bekräftelse från medarbetaren och ett sista datum. Se Personalgåvor till distans- och hybridteam.
- Utse en mottagare på varje leveransadress.
- Lås antal och adresslista i november.
- Planera utdelningen: julfika, chefens överlämning eller digitalt för distansteam.
En tidplan månad för månad finns i När ska företag beställa julgåvor?.
Steg 7: Kommunikation (november–december)
- Berätta i förväg för medarbetarna att en julgåva kommer, och när.
- Vid hemleverans: informera om vilken vecka paketet väntas och hur aviseringen ser ut.
- Skriv ett kort. En hälsning med namn från ledningen eller närmaste chef gör mer än en logotyp.
- Ha en kontaktperson för frågor om trasiga eller uteblivna gåvor.
Steg 8: Underlag till ekonomi (december)
Lämna över ett komplett underlag så att gåvan kan bokföras rätt:
- Fakturan med pris exkl. moms, moms och momssats per rad.
- Gåvans marknadsvärde inkl. moms per person, så att ekonomi ser att gränsen hålls.
- Uppgift om vilka som fått gåvan (alla anställda eller vilken grupp).
- Separat redovisning av frakt, tryckkostnad och startavgift.
- Besked till lön om någon gåva överstiger gränsen och ska förmånsbeskattas.
Hur gåvan bokförs beskriver vi allmänt i Bokföra och dra av julgåvor; det exakta kontovalet avgör er redovisningskonsult.
Steg 9: Utvärdera (januari)
- Notera kostnad per gåva exkl. och inkl. moms, leveransupplevelse och reaktioner.
- Spara underlaget i minst den tid bokföringslagen kräver.
- Lägg in en påminnelse i augusti att kontrollera nästa års gräns.
Snabbversion att klistra in i er planering
- Kontrollera gränsen: 600 kr inkl. moms = 480 kr exkl. moms (565 kr för livsmedel).
- Alla anställda eller en större grupp. Samma värde för alla.
- Inga pengar, inga presentkort som kan bytas mot pengar.
- Välj gåva i rätt prisklass, gärna valbar.
- Förfrågan i september, offert med moms per rad.
- Tryck: logotyp, korrektur, extra tid.
- Adresser och leveransupplägg klart i oktober–november.
- Leverans i början av december.
- Underlag till ekonomi: faktura, värde per person, mottagarlista.
Fler korta svar finns på /vanliga-fragor, och hela regelverket i Gåvor till anställda 2026 – alla gränser.
Källor
- Skatteverket – Gåvor (för arbetsgivare): https://www.skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/lonochersattning/formaner/gavor.4.5b35a6251761e691420c9e.html
- Skatteverket – Julklappar och andra gåvor till anställda: https://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteochinkomst/formaner/gavor
- Skatteverket – Belopp och procent inkomstår 2026: https://www.skatteverket.se/foretag/skatterochavdrag/beloppochprocent/2026.html