När ska företag beställa julgåvor? Tidslinje för lager, tryck och leverans

Företag bör beställa julgåvor till anställda i september–oktober: då finns produkterna i lager, logotryck hinner göras med korrektur, och leveransen undviker trängseln hos transportörerna i december. Den som börjar i november får ofta välja bland det som finns kvar. Här är en tidslinje månad för månad, från budget till utdelning, med de punkter som brukar ta längre tid än man tror.

Varför är tidpunkten så viktig?

Tre saker styr: lager, tryck och frakt.

• Lager. Populära produkter i rätt prisklass tar slut. Leverantörer planerar sina volymer för säsongen, och när en färg eller modell är slutsåld kommer den sällan tillbaka före jul.
• Tryck. Logotryck kräver att ni skickar logotyp, att vi tar fram korrektur, att ni godkänner det och att produktionen planeras in. Varje steg tar tid, och varje ändring av korrekturet börjar om.
• Frakt. December är årets mest belastade månad för transportörerna. Leveranser tar längre tid än normalt, och leveranser till många hemadresser är extra känsliga.

Till det kommer er egen process: budgetbeslut, eventuell enkät till personalen, insamling av adresser och attest av fakturan.

Tidslinje månad för månad

Månad	Vad ni gör	Varför just då
Augusti	Bestäm budget per gåva och antal mottagare. Kontrollera årets skattegräns.	Gränsen för 2026 är 600 kr inkl. moms (480 kr exkl. moms). Budgeten styr allt annat.
September	Välj gåva eller tre–fem alternativ. Skicka förfrågan. Fråga personalen om ni vill.	Bäst tillgång på produkter. Tid att jämföra offerter.
Oktober	Godkänn offert. Skicka logotyp, godkänn korrektur. Börja samla adresser.	Tryck och produktion kan planeras in utan stress.
November	Lås antal och adresslista. Produktion och packning.	Marginal för förseningar innan december.
Början av december	Leverans till kontor eller hemadresser.	Hinner fram före julledigheterna trots högsäsong.
Mitten av december	Utdelning, digitalt julfika, uppföljning.	Gåvan landar när julstämningen är som störst.

Det här är en generell plan. Beställer ni lagerförda produkter utan tryck till en adress kan ni ligga senare; beställer ni tryckta gåvor till många hemadresser bör ni ligga tidigare.

Augusti: budget och regler

Börja med två siffror: antal mottagare och budget per gåva exkl. moms. Kontrollera sedan att budgeten håller sig inom årets gräns. För 2026 är gränsen 600 kr inkl. moms, vilket motsvarar 480 kr exkl. moms för vanliga varor och 565 kr exkl. moms för livsmedel. Överskrids gränsen beskattas hela gåvan, så lägg gärna budgeten något under. Räkneexempel finns i Skattefri julgåva 2026.

Bestäm också om ni vill ge alla samma gåva eller låta medarbetarna välja mellan några alternativ. Valfrihet uppskattas men kräver att ni samlar in val, vilket tar en till två veckor extra.

September: urval och förfrågan

Nu väljer ni produkter. Börja i rätt prisklass: under 200 kr, under 300 kr, under 400 kr eller julgåva 600 kr för gåvor nära taket. Vill ni ha hjälp att sortera kan Gåvoguiden ge förslag utifrån budget och antal.

Skicka sedan en förfrågan med:

• produkt eller produkter ni är intresserade av,
• antal,
• om logotyp ska tryckas,
• om leveransen ska gå till en eller flera adresser,
• önskat leveransdatum.

Vi återkommer med offert där pris exkl. moms, momssats, minsta orderantal, eventuell tryckkostnad, frakt och leveranstid framgår. Minsta orderantal varierar per produkt och står på produktsidan.

Oktober: offert, tryck och adresser

När offerten är godkänd reserveras produkterna. Ska gåvan tryckas skickar ni logotypen i vektorformat och får ett korrektur att godkänna. Lägg in tid för en intern runda – det är ofta fler än en person som vill ha synpunkter på hur logotypen sitter. Råd om vad som fungerar finns i Julgåvor med logotyp.

Ska gåvorna skickas hem till medarbetarna startar ni adressinsamlingen nu, med ett sista datum i början av november. Hur ni gör det ordnat beskriver vi i Personalgåvor till distans- och hybridteam.

November: lås antal och producera

I november låser ni antalet och adresslistan. Sena tillägg går ofta att lösa men kan innebära annan färg eller modell om lagret tagit slut. Produktion, eventuellt tryck och packning sker nu. Är det en stor leverans till många adresser är det klokt att be om en avisering till medarbetarna så att ingen missar paketet.

December: leverans och utdelning

Sikta på leverans i början av december. Då finns marginal om en transport blir försenad, och gåvan kan delas ut vid ett julfika i mitten av månaden. Ha en kontaktperson på varje mottagande adress som kan ta emot och kvittera. För hemleveranser: berätta för medarbetarna vilken vecka paketet väntas.

Vad händer om vi är sena?

Det går oftast att ordna julgåvor även i november och december, men med begränsningar:

• Urvalet består av det som finns i lager. Räkna med att få kompromissa om färg eller modell.
• Tryck hinns inte alltid med. Otryckta produkter eller tryck på förpackningen i stället för produkten kan vara en lösning.
• Frakten tar längre tid. Leverans till en adress är säkrare än till många.
• Ätbara gåvor och textil är ofta bra sena alternativ eftersom de finns i större volymer. Se /atbara-julgavor.

Skicka en förfrågan ändå och ange leveransdatum, så svarar vi ärligt på vad som går att leverera i tid.

Hur planerar vi för nästa år?

Skriv ner tre saker direkt efter utdelningen: vad gåvan kostade exkl. och inkl. moms, hur leveransen fungerade och vad medarbetarna sa. Lägg in en påminnelse i augusti nästa år att kontrollera den nya skattegränsen; den har ändrats flera gånger de senaste åren (500 kr 2023, 550 kr 2024 och 2025, 600 kr 2026). Med underlaget från i år tar nästa års beslut en bråkdel av tiden.

En komplett arbetslista för hela processen finns i Checklista för HR: julgåvor till alla anställda.

Källor

• Skatteverket – Gåvor (för arbetsgivare): https://www.skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/lonochersattning/formaner/gavor.4.5b35a6251761e691420c9e.html
• Skatteverket – Belopp och procent inkomstår 2026: https://www.skatteverket.se/foretag/skatterochavdrag/beloppochprocent/2026.html